Documents Qualiopi : les preuves à préparer par catégorie
Des exemples de pièces regroupés en cinq catégories pratiques. Cette liste n’est ni exhaustive ni obligatoire dans son ensemble : retenez les éléments pertinents pour démontrer vos pratiques et respectez les obligations propres à votre activité et à vos financeurs.
Lecture : 5 minutes · Mise à jour : 9 septembre 2026
Préparez des éléments identifiables, à jour et accessibles. Une pièce peut servir à plusieurs indicateurs. Les modèles vierges ne remplacent pas les preuves de mise en œuvre lorsqu’elles sont attendues ; des modalités adaptées existent pour certains indicateurs des nouveaux entrants.
1. Présentation de l’activité
L’identité de votre organisme de formation.
- NDA ou preuve de dépôt de la demande datant de moins de trois mois pour le dossier initial ; NDA valide avant délivrance du certificat
- Justificatif d’identification adapté à votre statut : données Sirene, extrait d’immatriculation le cas échéant
- Statut juridique et, pour une société, statuts si pertinents
- CV à jour du dirigeant et des formateurs intervenants
- Catalogue de formations, en ligne ou au format PDF
- Mentions d’identification sur les supports concernés, selon les obligations applicables
2. Documents pédagogiques
La conception et la conduite de vos formations.
- Programmes détaillés pour chaque formation
- Objectifs pédagogiques formulés explicitement
- Éléments de positionnement initial : entretien, questionnaire, test ou autre modalité adaptée
- Supports de cours : documents, diapositives, ressources annexes
- Modèles d’évaluation des acquis : questionnaires, exercices, mises en situation
- Justificatifs de réalisation adaptés aux exigences du financeur
- Description des méthodes pédagogiques selon les modalités (présentiel, distanciel, mixte)
- Modalités d’accompagnement entre les sessions
3. Documents administratifs et contractuels
Le cadre juridique entre vous, le stagiaire et le financeur.
- Modèle de convention de formation, pour les clients entreprises
- Contrat de formation adapté lorsqu’une personne finance elle-même sa formation
- Informations d’accueil, regroupées par exemple dans un livret
- Règlement intérieur
- Justificatifs de suivi : émargements, traces numériques ou autres éléments adaptés
- Conditions générales de vente
- Procédure de gestion des abandons
4. Documents qualité
La mesure et l’amélioration de vos prestations.
- Questionnaires de satisfaction : modèle vierge et exemplaires renseignés
- Analyse écrite des résultats de satisfaction
- Suivi des actions d’amélioration : tableau, registre ou autre support pertinent
- Procédure de traitement des réclamations
- Éléments de suivi des réclamations effectivement reçues et de leur traitement
- Veilles réglementaire, métiers et pédagogique : informations recueillies et exemples de leur exploitation
- Justificatifs de votre propre développement professionnel
5. Documents relatifs à l’accessibilité
Démontrez comment vous accueillez, accompagnez ou orientez les personnes en situation de handicap. Une désignation écrite ne suffit pas, à elle seule, à couvrir l’indicateur 26.
- Ressources et expertises handicap mobilisables ; référent prévu spécifiquement pour l’apprentissage à l’indicateur 20
- Procédure d’accueil des personnes en situation de handicap
- Liste des partenaires identifiés : Agefiph, Cap Emploi, structures locales
- Éléments montrant les adaptations envisagées ou mises en œuvre selon les besoins
Trois points de vigilance
Vous pouvez utiliser les cinq catégories ci-dessus ou un classement par indicateur. C’est un conseil d’organisation, pas un critère réglementaire de notation : l’essentiel est de retrouver les preuves pertinentes.
Une gestion des versions aide à retrouver les documents applicables et à retracer les changements. Datez et signez lorsque les règles ou la nature du document l’exigent ; il n’existe pas d’obligation Qualiopi générale de signer toutes les procédures.
Adaptez les modèles à votre organisation réelle. Ne mentionnez pas une équipe, une fonction ou un processus qui n’existe pas ; un organisme indépendant peut néanmoins travailler avec des intervenants externes.
Comment organiser vos preuves pour préparer l’audit ?
Pour passer de cette liste à un dossier utilisable, vous pouvez suivre ces trois étapes :
- Repérer les indicateurs concernés : utilisez le guide des 32 indicateurs Qualiopi pour relier les pièces à vos pratiques et à votre périmètre.
- Créer un tableau de repérage : notez l’indicateur, la pratique à expliquer, le document ou l’exemple associé, son emplacement et les points à compléter. Il s’agit d’un outil d’organisation, pas d’un modèle imposé.
- Préparer la présentation : entraînez-vous à retrouver vos éléments et à expliquer ce qu’ils montrent. Le guide pour préparer votre audit Qualiopi vous aide à poursuivre cette préparation.
Partez de vos pratiques réelles : l’objectif n’est pas d’accumuler les fichiers, mais de pouvoir expliquer votre fonctionnement et retrouver les éléments utiles.
Sources et périmètre de ce guide
Repères vérifiés le 9 septembre 2026 : arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit, version en vigueur et guide de lecture officiel du référentiel. Les exemples de preuves et conseils d’organisation ne remplacent pas les exigences applicables à votre activité ni le plan d’audit du certificateur.