Documents Qualiopi : la liste complète par catégorie
15 à 30 documents selon votre activité, organisés en 5 catégories. La majorité des non-conformités viennent de documents absents, incomplets ou non utilisés. Voici quoi préparer.
⏱️ Lecture : 5 minutes · Mise à jour : 2025
Chaque document doit être daté, signé si pertinent, accessible facilement (drive sécurisé ou classeur numérique). L’auditeur vous demandera de lui montrer un document en moins de 30 secondes. Si vous galérez à le trouver, c’est déjà une mauvaise impression.
1. Présentation de l’activité
Qui vous êtes en tant qu’organisme de formation.
- NDA (numéro de déclaration d’activité) au format PDF DREETS
- Kbis ou avis de situation INSEE (pour les structures hors EI)
- Statuts juridiques de la structure
- CV à jour du dirigeant et des formateurs
- Catalogue de formations (en ligne ou PDF)
- Coordonnées et SIRET visibles sur tous les supports
2. Documents pédagogiques
Comment vous concevez et délivrez vos formations.
- Programmes détaillés par formation
- Objectifs pédagogiques explicites
- Questionnaire de positionnement initial
- Supports de cours (PDF, diapositives, ressources)
- Modèles d’évaluations des acquis (quiz, exercices)
- Certificats de réalisation (modèle à jour 2022+)
- Méthodes pédagogiques décrites (présentiel, distanciel, mixte)
- Modalités d’accompagnement entre les sessions
3. Documents administratifs et contractuels
Le cadre légal entre vous et le stagiaire / financeur.
- Modèle de convention de formation (entreprise)
- Modèle de contrat de formation (particulier)
- Livret d’accueil stagiaire
- Règlement intérieur
- Feuilles d’émargement (modèle + exemples signés)
- Conditions Générales de Vente (CGV)
- Procédure de gestion des abandons
4. Documents qualité
Comment vous mesurez et améliorez vos formations.
- Questionnaires de satisfaction (modèle + exemples remplis)
- Analyse écrite des résultats satisfaction
- Plan d’amélioration continue (registre des évolutions)
- Procédure de traitement des réclamations
- Registre des réclamations reçues (même vide, daté)
- Preuves de veille légale et pédagogique (notes, captures)
- Justificatifs de votre développement professionnel (formations suivies)
5. Documents accessibilité (handicap)
Indicateur sensible souvent oublié. À ne pas zapper.
- Désignation formelle du référent handicap (souvent vous-même)
- Procédure d’accueil PSH (Personnes en Situation de Handicap)
- Liste de partenaires identifiés (Agefiph, Cap Emploi, etc.)
- Engagement écrit d’adaptation des formations selon les besoins
Checklist PDF des 30 documents Qualiopi
Téléchargez la liste complète au format imprimable, organisée par catégorie, avec une case à cocher par document. Idéale pour suivre votre constitution de dossier semaine après semaine.
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3 conseils pour ne rien rater
Organisez vos documents dans un drive avec 5 sous-dossiers reprenant les 5 catégories ci-dessus. L’auditeur vous demandera de naviguer en direct. La structure compte autant que le contenu.
Un document non daté est suspect. Une procédure non signée par le dirigeant est faible. Mettez systématiquement « version du JJ/MM/AAAA » en bas de chaque document.
Beaucoup de modèles gratuits trouvés en ligne parlent d’« équipe pédagogique » ou de « plan de formation interne ». Inutile et même contre-productif pour un indépendant. Adaptez chaque modèle à votre réalité solo.